Nonostante email e PEC siano strumenti di comunicazione ormai diffusi da molti anni, tra chi si trova a doverli utilizzare per la prima volta spesso regna la confusione.
Innanzitutto è necessario comprendere che ci possono essere dei casi in cui la legge – o un contratto a cui siamo vincolati – ci obbliga ad utilizzare una determinata forma. Non è possibile elencare qui tutte le ipotesi possibili, ma è importante verificare i documenti relativi e attenersi scrupolosamente alla forma indicata.*
Tuttavia, anche al di fuori dei casi in cui esiste un vero e proprio obbligo, la scelta di uno o dell’altro mezzo non è indifferente, perché ci sono delle rilevanti differenze in tema di prova della conoscenza, ossia nei casi in cui si “litighi” con l’altra parte e occorra dimostrare (anche in tribunale) che una determinata comunicazione è stata inviata o ricevuta.
In sintesi possiamo semplificare così la questione:
- email = posta ordinaria: questa modalità è la più semplice ed economica, perché basta una qualunque casella mail gratuita (outlook, gmail e così via) o un francobollo sulla busta per inviare la comunicazione, ma
ATTENZIONE! questa modalità non consente di dimostrare che il destinatario della comunicazione la abbia effettivamente ricevuta; è possibile quindi provare solo l’invio, mentre nel 99% dei casi invece è utile proprio poter certificare la ricezione.
Ciò non esclude comunque che se il vostro destinatario Vi risponde, dando atto di fatto di aver ricevuto la vostra comunicazione, avrete un’importante arma per dimostrare che quella tal comunicazione gli era nota.
- PEC = raccomandata a/r: PEC è l’acronimo di Posta Elettronica Certificata, questa funziona proprio come una normale mail, ma al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno consente di ottenere la “prova” legale che il destinatario ha ricevuto la comunicazione. Questa prova ha la forma di un messaggio email in entrata[1], la “ricevuta di consegna” che ha lo stesso valore legale del tagliandino di ritorno della raccomandata postale. Inoltre, proprio come con la raccomandata, il destinatario non ha discrezionalità nell’inviarvi la ricevuta di consegna – che è automatica – ed è irrilevante che apra o meno il vostro messaggio (a differenza della conferma di lettura della mail ordinaria, che può essere “bloccata”).
ATTENZIONE! Otterrete una ricevuta di consegna solo se anche la mail a cui inviate la comunicazione è una PEC. È quindi possibile, ma di fatto inutile, inviare PEC a indirizzi email “normali”.
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DA RICORDARE:
- La ricevuta di consegna della PEC consente di dimostrare legalmente la ricezione (vd. notifica) di una comunicazione al pari di una raccomandata;
- Alcuni soggetti, tra cui tutte le società iscritte alla Camera di Commercio, sono obbligate ad avere e pubblicare la loro PEC, che può essere scoperta tramite una visura camerale o la consultazione del sito https://www.inipec.gov.it/cerca-pec;
- Ciò che fa prova nelle comunicazioni email e PEC è il file digitale, NON la stampa della schermata. E’ quindi importantissimo conservare con modalità certe i file delle comunicazioni importanti (in breve: non cancellatele dal server o consultate prima uno specialista).
Per saperne di più:
- https://www.inipec.gov.it/cosa-e-la-pec
- Cass. Civ. Sez. II, Ordinanza del 26/10/2018;
- Corte d’Appello di Brescia, sez. II Civile, sent. N. 4 del 03/01/2019*
[1] Per l’esattezza una PEC restituisce sempre due messaggi: la ricevuta di accettazione, che conferma che il sistema PEC ha inviato il messaggio e la ricevuta di consegna (il più importante) che attesta la ricezione da parte del nostro destinatario.