regole di base per una buona gestione contrattuale
“Non mi piace far firmare contratti ai miei clienti”, “preferisco basarmi sulla fiducia, basta una stretta di mano”, “tanto non ho mai avuto problemi fin ora”, “facciamo solo un ordine e via così è più veloce”: sono obiezioni frequenti che spesso si sentono fare da persone spesso anche molto competenti in campo imprenditoriale, ma prevenute verso la stipula di contratti.
Eppure, tutti noi stipuliamo svariati contratti ogni settimana: quando facciamo la spesa, andiamo dal medico, cambiamo fornitore di luce o telefonico o quando prenotiamo un campo da padel. Un contratto, infatti, non è un pezzo di carta qualsiasi accordo tra due o più parti con una causa ed un oggetto determinati per regolare un rapporto giuridico patrimoniale (cioè, semplificando, riguardante direttamente o indirettamente dei soldi…).
Qualsiasi accordo…certo è che alle volte, come nel caso della spesa (riempio il carrello e pago in cassa) è tutto talmente semplice che non ha senso scrivere alcunché (sicuri? Provate a farvi cambiare un prodotto senza scontrino…) e infatti la legge prevede che una certa forma del contratto sia necessaria solo se richiesta dalla legge a pena di nullità, il che è abbastanza raro e nella prassi quotidiana solitamente limitato agli atti immobiliari e costitutivi-modificativi di società.
Anche quando la forma scritta non è obbligatoria però, se l’accordo richiede una serie di attività articolate, stipulare un contratto scritto costituisce la prima linea di difesa contro imprevisti e incomprensioni.
Infatti, è proprio la fase di trattative e negoziazione, mettendo le parti di fronte alle varie clausole, fa sì che queste si rendano conto e chiariscano preventivamente tutti gli aspetti per ciascuna importanti. Insomma “patti chiari, amicizia lunga” e così come non date dei ladri ai vostri vicini di casa chiudendo la porta d’ingresso a chiave, così non dovete sentirvi di mancare di fiducia ai vostri partner chiedendogli di firmare un contratto…basta solo che sia equo, negoziato e chiaro.
Fatta questa premessa, ecco un elenco di regole per tutelarsi nei contratti:
- FORMA. Cercate di capire subito se è un contratto che può essere redatto come scrittura privata semplice (lo scrivono i vostri legali, lo datate e lo firmate voi), autenticata (un notaio o pubblico ufficiale attesta originalità della firma e la data certa) o per atto pubblico (il classico atto scritto direttamente dal notaio e da voi solo firmato);
- FIRMATARI. Chi ha il potere di firmare quell’accordo? È necessario soprattutto essere sicuri della titolarità per i beni ed anche dei poteri per le società (pochi euro di visure ipotecarie e camerali e siete tranquilli). Non è detto coincida con chi tratta quell’affare commercialmente. Attenzione anche alla doppia firma per eventuali clausole vessatorie.
- STANDARD CONTRATTUALE. Non reinventate la ruota, ma partite da uno standard professionale (spesso esistono associazioni di settore che li pubblicano, come le camere di commercio o l’ICC, ma in ogni caso il vostro legale saprà aiutarvi), senza fai da te e senza mix di standard diversi. Tenete presente che partire a negoziare dal proprio standard invece che da quello altrui è un grandissimo vantaggio, ma attenzione alla carta intestata: usatela solo per vostri moduli/lettere e non per i contratti.
- ASPETTI COMMERCIALI. Entrare in ogni minimo dettaglio operativo è spesso controproducente, ma gli aspetti principali e quelli secondari vanno chiariti bene tutti ed in fase di trattativa, senza lasciare “buchi”. Alle volte si pensa “massì gli imprevisti in qualche modo li risolviamo poi”, ma se non so e non ho chiarito quali saranno e chi se ne fa carico, come posso essere sicuro di risolverli a mio favore?
- ASPETTI TECNICI. Allegati, allegati, allegati. Non imbarcatevi in illeggibili contratti di 100 pagine: tutti i punti chiave vanno nel contratto e poi negli allegati, adeguatamente richiamati come “integranti ed essenziali” sbizzarritevi con le specifiche tecniche e capitolati.
- NORME DEROGABILI E NO. Nei contratti vige un principio di libertà, ma non tutto può essere derogato ed è necessario verificare con un legale che non ci siano violazioni in tal senso; in generale se una clausola è molto sproporzionata a favore di una delle parti o avete il dubbio di stare “aggirando” un divieto, potrebbe essere coinvolta anche qualche norma inderogabile.
- PREMESSE. I motivi e i presupposti per cui stipulate un contratto sono per legge irrilevanti a meno che non siano espressi chiaramente: ecco perché le premesse sono importanti e devono essere indicate come “integranti ed essenziali”. Scrivete nelle premesse nero su bianco i motivi per cui state facendo quel contratto con quella specifica parte.
- DEFINIZIONI. Spessissimo si finisce a litigare non sulle clausole, ma su che cosa si intendesse dire un certo termine…per me A per te B. La soluzione è abbastanza semplice: ad inizio contratto va definito cosa intendiamo con quella parola e poi nel resto del testo, indicandola sempre con la maiuscola, vorrà dire sempre la stessa cosa. Non sapete qual è la definizione più adatta? Un buon dizionario risolve il 90% dei problemi.
- LINGUA. Se vi trovate di fronte ad un contratto redatto in più lingue, deve esserci scritto quale si applica in caso di contrasti interpretativi. Fate le vostre riletture e considerazioni direttamente in quella lingua e se non capite bene quella scelta, chiedete che si applichi la vostra lingua madre, ma attenzione, l’ideale è anche che coincida con quella del foro (il tribunale dove si andrebbe in causa) scelto e/o del luogo di esecuzione delle prestazioni.
- LEGGE E FORO COMPETENTE. Ultimo, ma – davvero – non ultimo chiarite esplicitamente e bene quale legge si applica al contratto e in quale tribunale andranno proposte eventuali cause. Di solito la clausola si trova per ultima, ma è la prima da leggere perché anche le osservazioni dipendono da essa: è inutile se non dannoso fare osservazioni di diritto italiano ad un contratto che seguirà la legge inglese.
BONUS: ARCHIVIAZIONE. All’inizio è tutto rose e fiori, almeno si spera, e spesso si litiga anni e anni quando non ci si sopporta più e gli accordi originali nessuno se li ricorda. “Cosa diceva il contratto? Dov’è finito l’originale? Boh, è andato perso quando abbiamo traslocato”. Abbiate la cautela di conservare il contratto con cura e se dovete far pulizia, aspettate che il rapporto commerciale sia già concluso da anni (almeno 10).
Questo elenco non è certamente esaustivo e non sostituisce l’intervento di un legale esperto in contrattualistica, ma speriamo possa aiutarVi a capire qualcosa in più nel come approcciarsi ad un contratto in modo professionale e nel lavoro che c’è dietro alla sua redazione.
Ricordate: se vi prendete cura dei vostri contratti, i vostri contratti si prenderanno poi cura di voi.